보고서 잘쓰는 방법! 보고서의 신 정리!

"자료는 많은데 보고서 작성은 힘들다?"

회사를 다니면서 가장 어려운 것이 바로 커뮤니케이션인데요.

 

특히 보고서는 프리젠테이션 스킬과 마찬가지로

경영층이나 고객에게

가장 효과적으로 인정받을 수 있는 중요한 커뮤니케이션 스킬입니다.

(반면에 무능함을 증명하는 방법이 되기도 하지요...슬프지만 저도 뭐 그닥...)

 

 

 

"PPT는 만들수록 종합 예술인것 같습니다."

 

 

구도, 어휘력 및 문장력, 그래프와 표를 통해

자신의 생각을 시각적으로나 논리적으로 상대방에게 어필해야 하죠.

 

몇몇 회사 내 PPT 장인들이 계신데...

누가 봐도 예쁘고 세련되게 만듭니다.

 

하지만 제가 그걸 좀 가져와서 제 보고서 내용에 맞춰 만들면..

어딘가 나사가 빠져 보이는 조악한 작품이 되더라구요...ㅠ.ㅠ

 

그래서 혹시 도움이 될까 싶어 책을 하나 샀습니다.

오...이대로만 하면 보고서의 신이 될까요?

 

책을 읽어보면...보고서를 잘 작성하기 위한 팁들을 잘 설명해 주고 있습니다.

정독하는 것도 좋지만....

보고서를 써야 할때 옆에 두고 쓰면서 체크해 보는것도 좋을것 같네요.

 

 

제 관점에서 몇개의 체크리스트를 정리해 보면...

 

 

1. 보고서 = 문서작업?

     : 나는 이만큼 조사했다. 검토했다라는 보여주기 보고서는 지양

 

      책에 따르면 보고서를 작성하기 위한 시간 할애 조사 결과 업무의 50% 가까이 차지한다고 하네요.

       (문서작성에 29.7%, 정보검색 및 수집 22.3%..)

      문서 작성할때 내가 찾고 노력한 것을 매우 절실히 보여주고 싶지만...참아야 합니다.

      본인이 노력한 것을 보고서에 정 넣고 싶다면 첨부로 빼도록 하시지요. 

 

2. 파워포인트 열기 전에 손으로 생각을 적으면서 정리해 보자

    : 책에서는 A4 용지를 구분선을 만들어 정리해 보는것을 추천합니다.

 

      저역시도 보고서를 쓸 때 모짜르트 같이 빙의되어 바로 파워포인트를 열고 일필휘지로 쭉~ 만드는 

      습관이 있으나...방향성이 자꾸 바뀌고 앞에서 했던 말을 뒤에서 또 할 때가 많았습니다.

      겸손해져서 앞으로는 생각을 먼저 정리해 보는 습관을 가지도록 하겠습니다.

 

A4 용지로 생각을 먼저 저정리하자 - 보고서의 신 책 중 23 page

 

3. 상사에게 '주제'를 받으면 '질문'을 통해 방향성을 잡자

   : 보고서를 원하는 이유와 듣고 싶어하는 대답을 파악하자(=상사의 숨은 의도를 파악하자)

   

 

Question - Answer

   만약 상사가 돼지 시장에 대해 파악해봐"라는 말을 한다면 돼지고기 시장을 파악하려는 이유가

   소고기 시장을 지키기 위함인지, 돼지 고기 수출을 모색하기 위함인지 등을 상사에게 질문함으로써

   어떤 사유에서 이 자료를 요청하는 것인지 파악하는 것이 중요합니다.

 

   이게...사람과 사람사이의 커뮤니케이션인지라...백그라운드가 다르고 말의 의미가 다르기 떄문에 

   초기에 상사가 귀찮아 하더라도 물어보는 것이 올바르고 빠르게 일하는 요령입니다.

 

 

 

   약간 다른 일화지만 상대방과의 커뮤니케이션이 참 어렵다고 느낀 개인적인 사례를 말씀드리면..

   어제 딸이 유치원 갈 준비를 하면서 저에게 물어봤어요.

   "아빠 운동화 언제 빨꺼야?" 저는 우선 딸의 운동화를 보았는데 조금 더럽긴 해서..

   바로 빨아줄 수도 있었지만 미안한 마음에

   "오늘 빨아줄꼐. 운동화가 많이 더러웠지?" 라고 물어보니...딸래미 왈

   "아니...운동화를 빨게 되면 구두를 신을 수 있잖아"

   "..............응?"

   그렇다...딸은 그냥 구두를 신고 싶기 때문에 운동화를 제거하고 싶은 것이었습니다. -_-^

   (뛰어 놀다 보니 가급적 운동화를 신으라고 했는데...딸은 그게 부담이었던 모양이네요)

   "아....미안해 아빠가 그동안 너무 운동화만 신으라고 얘기했구나..앞으로 구두 신고 싶으면 언제든 신어"

   이 한마디로 해결되었습니다.

   딸이 얘기하는 근본 목적을 파악하지 못했다면 앞으로 저는 운동화가 조금만 더러워져도 계속 빨았을

   꺼에요.ㅠ.ㅠ  (아 생각만해도...ㅋㅋㅋ )

 

 

 

   딸이 아직 6살이라 생각의 논리가 그렇게 흘러갔다고도 생각할 수 있지만, 

   성인의 소통도 배경과 상황이 다르기 때문에, 이런 오해가 충분히 발생할 수 있다고 생각합니다.

   (개인적으로 보고서를 작성해서 갔을 때 상사가 한숨을 먼저 쉰다면....으으....ㅠ.ㅠ)

 

 

4. 스토리라인을 그려라

  : 처음부터 끝까지 논리적으로 자연스러운 줄거리가 나올 수 있도록!

 

   아, 정말 어려운 부분이죠. 개인적으로 보고서를 쓰고 보고하면 자주 듣는 피드백이기도 합니다.

   (분명 나도 스토리라인을 가지고 만든 자료인데!)

   책에서는 상황 - 문제 - 해결 방안이라는 기본골격에 이슈트리라는 세분화 과정을 거쳐, 핵심 메세지를

   전달하라고 제시하고 있습니다..

   음...나도 그렇게 하고 있는데? ㅠ.ㅠ 라는 생각이 드네요.

   솔직히 책을 보면서 이 부분은 좀 더 구체화하거나 예시가 덧붙여졌으면 좋겠다는 생각이 들었습니다. 

 

5. 최대한 수치화하고 문장은 짧고 쉽게, 도형과 차트를 활용하자

도형과 그래프를 적극 활용하자!

너무나 당연한 얘기이며 적극 동감합니다! 그럼에도 이걸 이유는 이걸 알면서도 보고서를 작성하다보면

나도 모르게 랩을 써놓은걸 발견하게 되는 경우가 있습니다. (부끄럽게도...)

이런 경우에 다시 보면서 한번만 더 고민해보면 랩 중에서도 어느 부분은 수치화 하거나 도형으로 대체할 수 있는 부분이 있었는데요.

그래서 나중에 보고서 쓰면서 이 글을 볼때 한번 더 체크하고 싶어서 정리했습니다.

 

 

 

 

결국 보고서의 핵심은 1) 상대방의 의도 파악 2) 기대 수준 충족 3) 행동 및 성과 촉진이라고 책에서는 정리하고 있습니다.

 

그간 나의 보고서는 1단계에서도 헤멘 경우가 있는데 한번 더 돌아보게 만드는 계기가 되었네요. 저도 더 노력해 보겠습니다.

 

 

책에서의 내용을 잠깐 소개 드렸지만

이 외에도 MECE*나 로직트리, 슬라이드 구성 방법, 보고서 예시 등

책에 많은 유용한 정보가 있으니

보고서에 관심있는 직장인들은

이 책을 통해 한단계 경쟁력을 갖추는 계기가 되었으면 좋겠습니다. (저 포함!)

 

 

 

*미시, Mutually Exclusive Collectively Exhausitive의 약자. 대상 분류 시 상호중복이 없고 전체적으로 누락이 없어야 한다는 용어 

 

 

[책 리뷰] - 책 리뷰 리스트 #1

책 리뷰 모음 #1